Qué es el seguimiento del proyecto
Los procesos de seguimiento y control hacen un seguimiento continuo, revisan, ajustan e informan sobre el rendimiento del proyecto. Es importante averiguar cómo está funcionando un proyecto y si está a tiempo, así como aplicar los cambios aprobados. Así se garantiza que el proyecto se mantenga en el camino, dentro del presupuesto y a tiempo.
Según la Guía del PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), el control del proyecto es una “función de gestión del proyecto que consiste en comparar el rendimiento real con el rendimiento planificado y tomar las medidas correctivas adecuadas (o dirigir a otros para que tomen estas medidas) que produzcan el resultado deseado en el proyecto cuando existan diferencias significativas”.
Esencialmente, los controles del proyecto son una serie de herramientas que ayudan a mantener un proyecto dentro del plazo previsto. Combinados con las habilidades de las personas y la experiencia en proyectos, proporcionan información que permite tomar decisiones precisas. El proceso de control de proyectos se centra principalmente en:
El seguimiento y el control hacen que los proyectos sigan su curso. Los controles adecuados pueden desempeñar un papel importante en la finalización de los proyectos a tiempo. Los datos recogidos también permiten a los gestores de proyectos tomar decisiones con conocimiento de causa. Pueden aprovechar las oportunidades, hacer cambios y evitar problemas de gestión de crisis.
Supervisar el progreso del proyecto
Un gestor de proyectos tiene que asegurarse de que las actividades del proyecto se llevan a cabo de acuerdo con el plan, la política, el calendario, el presupuesto, la norma de calidad, el procedimiento y la máxima seguridad aprobados. Por lo tanto, es absolutamente necesario supervisar el proyecto a intervalos regulares y adoptar medidas de control adecuadas para mantener el proyecto en marcha. Lea este artículo para saber más sobre el seguimiento, la evaluación y el control del proyecto.
El seguimiento y el control son esencialmente necesarios en cualquier proyecto, sencillamente porque las cosas no siempre salen según el plan, por mucho que nos preparemos, y para detectar y reaccionar adecuadamente ante las desviaciones y los cambios del plan.
Incluso los proyectos bien diseñados, planificados exhaustivamente, dotados de todos los recursos y ejecutados meticulosamente, se enfrentarán a desafíos. Estos retos pueden producirse en cualquier momento de la vida del proyecto y el equipo del proyecto debe supervisar regularmente el diseño, la planificación y la ejecución del proyecto para confirmar que son válidos y determinar si es necesario tomar medidas correctivas cuando el rendimiento del proyecto difiere significativamente de su diseño y plan.
Cierre del proyecto
El seguimiento y control del trabajo del proyecto implica el seguimiento del rendimiento real del proyecto con las actividades de gestión del proyecto planificadas. Puede considerarse principalmente una función de control que tiene lugar en todas las fases de un proyecto, es decir, desde el inicio hasta el cierre. En el caso de los proyectos pequeños, el seguimiento y el control del trabajo del proyecto es comparativamente una tarea fácil. Sin embargo, como usted sabe, la gestión de proyectos es más estricta en el caso de los proyectos grandes, en los que el director del proyecto requiere un esfuerzo formal para supervisar y controlar el desarrollo de los procesos. En los proyectos de gran envergadura, el gestor no participará personalmente en la realización del trabajo del proyecto.
Tenga en cuenta los términos confusos. En el examen, Seguimiento y control del trabajo del proyecto puede referirse sólo al proceso de integración y NO a todo el grupo de procesos de seguimiento y control.
Este proceso de seguimiento y control del trabajo del proyecto es extremadamente importante ya que puede ocurrir que usted sea capaz de completar el proyecto a tiempo, sin embargo, no ha sido capaz de cumplir con los niveles de calidad deseados. Del mismo modo, su proyecto ha aumentado su alcance, sin embargo, ha superado los límites de tiempo y coste. El gestor de proyectos debe equilibrar los requisitos de las diferentes áreas de conocimiento para controlar el proyecto a través de la supervisión y el control del trabajo del proyecto. Los gestores de proyectos crean medidas de rendimiento o utilizan las medidas de rendimiento organizativo existentes para identificar el rendimiento del proyecto a intervalos regulares durante el transcurso del mismo. La supervisión y el control del trabajo del proyecto implican el seguimiento de cualquier otra medida de rendimiento que el director del proyecto haya creado o utilizado para este proyecto.
Gestión de proyectos de software
Hoy en día, es una tarea difícil supervisar y controlar el proyecto de forma eficaz. Estoy seguro de que cada uno de nosotros adopta muchas metodologías para mantener el control del proyecto. Pero al margen de este control, casi el 70% de los proyectos fracasan estrepitosamente. Y si el proyecto se lleva a cabo con éxito, o bien se ha gastado más dinero para terminarlo (es decir, se ha presupuestado en exceso) o se ha tardado más tiempo en terminarlo (es decir, se ha retrasado). Ambas situaciones son malas para un gestor de proyectos. Entonces, la cuestión es ¿qué debe hacer el director de proyecto para salvar esta mala situación en el proyecto? No es fácil controlar el precio, la programación y el alcance del proyecto. Estas tres limitaciones del proyecto siempre crearán un problema para el mismo. Esté atento. Si eres bueno en el mantenimiento de estas tres líneas de base (líneas de base del alcance, líneas de base del calendario y líneas de base del rendimiento de los costes), lo estás haciendo muy bien.
Entonces, ¿cómo mantener estas líneas de base? ¿Cómo controlar el proyecto de forma eficaz, para poder terminar el proyecto dentro de las líneas de base? La Guía PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) recomienda algunos procesos estándar para controlar y supervisar el proyecto con éxito. Permítame explicarle brevemente los pasos del seguimiento y control del proyecto.