Qué es el seguimiento de los gastos

Para todas las empresas de servicios profesionales, tanto el tiempo como el dinero son fundamentales para la supervivencia. Sea cual sea el proyecto, hay que tener en cuenta una serie de factores, desde la evaluación de la asequibilidad y el retorno de la inversión (ROI) hasta el plazo en el que tendrá que llevarse a cabo.

Los siguientes consejos le ayudarán a entender mejor lo que puede hacer para mejorar su propia gestión del tiempo y los gastos, asegurándose de que funciona de forma tan rentable y eficiente ahora y en el futuro:

Una forma de mejorar la gestión del tiempo es organizando los proyectos, ya sea por prioridad baja o alta o por el tiempo que se tarda en completarlos. No sólo tendrá un mejor control sobre las tareas que deben realizarse primero, sino que también le ayudará a asignar a las personas adecuadas a la tarea correcta en el momento adecuado. De este modo, se asegura de que los recursos se asignan correctamente al máximo.

Además, organizar y racionalizar sus proyectos de forma eficaz beneficiará a sus previsiones de costes. Un presupuesto inexacto le dificultará la planificación de futuros proyectos y la identificación de dónde está ganando/perdiendo dinero. Al no tener una visibilidad total de su presupuesto, puede acabar teniendo gastos inesperados que podrían provocar problemas de liquidez. Echa un vistazo a cómo el software de presupuestación puede ayudarte a organizar tus proyectos aquí.

Qué es la gestión de gastos

Es posible que el cambio al trabajo desde casa haya relegado las iniciativas de gestión de gastos a un segundo plano. Al fin y al cabo, no nos subimos a un avión cada dos semanas ni celebramos horas felices de trabajo en equipo. Pero los directores financieros deben ser conscientes de que los empleados siguen gastando dinero. Es posible que vea más cargos por herramientas SaaS que por burritos de aeropuerto, pero dada la preocupación por la ampliación de la pista de aterrizaje, el seguimiento de los gastos es igual o más importante ahora.

La gestión de gastos no sólo hace un seguimiento de los gastos de los empleados, sino que también determina cómo la organización reembolsará los costes incurridos. También aplica los procedimientos y políticas utilizados para controlar este tipo de gastos. Por ejemplo, si los empleados reciben dietas para las comidas cuando viajan, el proceso de gestión de gastos tiene en cuenta esos límites a la hora de generar reembolsos para los trabajadores.

El hecho es que cualquier empresa que tenga empleados necesita procesos y software para gestionar los gastos. Preferiblemente, la solución será fácil de usar, lo suficientemente inteligente como para detectar fraudes y errores y capaz de alimentar los datos en los informes y paneles que las finanzas utilizan para controlar los gastos.

Qué es el gestor de gastos

La gestión de los gastos de los empleados es una parte fundamental de la gestión eficaz de los empleados, desde el momento en que se incorporan a una organización, hasta el momento en que se marchan. Los empleados dependen de un programa de gestión de gastos que funcione bien para que se les pueda reembolsar adecuadamente de manera oportuna y eficiente. Sin embargo, a pesar de su importancia, es una función de la que no se suele hablar mucho, a menos que se rompa.

Las empresas inteligentes son muy conscientes de la necesidad de reembolsar a los empleados de forma eficaz, y suelen invertir en plataformas de gestión de gastos para registrar, procesar, pagar y controlar los gastos iniciados por los empleados.

A pesar de estas inversiones, el proceso de gestión de gastos sigue siendo a menudo complicado y engorroso. Los procesos de gestión de gastos incluyen la captura, aprobación, recopilación y reembolso a los empleados, a menudo gestionados en múltiples sistemas diferentes. Cualquier retraso en este proceso hace que el empleado se sienta frustrado, lo que perjudica inmediatamente la moral y la productividad. Los tres errores más comunes en el procesamiento de la gestión de gastos son:

Ventajas del software de gestión de gastos

El control de costes es la práctica de identificar y reducir los gastos de la empresa para aumentar los beneficios, y comienza con el proceso de presupuestación. El empresario compara los resultados financieros reales de la empresa con las expectativas presupuestadas, y si los costes reales son superiores a los previstos, la dirección dispone de la información necesaria para tomar medidas.

Por ejemplo, una empresa puede obtener ofertas de diferentes proveedores que ofrezcan el mismo producto o servicio, lo que puede reducir los costes. El control de costes es un factor importante para mantener y aumentar la rentabilidad.

Las nóminas de las empresas, por ejemplo, suelen subcontratarse, ya que las leyes de impuestos sobre las nóminas cambian constantemente y la rotación de empleados exige cambios frecuentes en los registros de nóminas. Una empresa de nóminas puede calcular el salario neto y las retenciones fiscales de cada trabajador, lo que ahorra tiempo y gastos al empresario.

Supongamos, por ejemplo, que una tienda de ropa al por menor quiere obtener 10.000 dólares de ingresos netos a partir de 100.000 dólares de ventas en el mes. Para alcanzar el objetivo, la dirección revisa los costes fijos y variables e intenta reducir los gastos. El inventario es un coste variable que puede reducirse buscando otros proveedores que puedan ofrecer precios más competitivos.